באחת הקבוצות באינטרנט עלתה שאלה של משתמשת שיש לה טבלה ובה בעמודה מסוימת חיווי על הפעולה.
היא רצתה ליצור טבלה נוספת שבה יופיעו רק שורות שבהן החיווי עונה על קריטריון מסוים.
סינון פשוט לא היה טוב עבורה, מכיוון שהוא חל על אותה הטבלה, ואילו היא רצתה טבלה אחרת לבקרה.
דוגמה לכך יכולה להיות טבלת משימות, והיא מעוניינת לקבל טבלה עם המשימות הפתוחות לאותו היום.
כך נראית הטבלה המקורית:
אנחנו רואים בה את התאריך, את שם הלקוח ואת סטטוס הטיפול במשימה.
אז איך יוצרים טבלה שתציג רק את המשימות הפתוחות?
ראשית, נוודא שטבלת הנתונים שלנו היא טבלה דינמית
כעת נעבור לכרטיסיית ‘נתונים’ ובנבחר באפשרות ‘מתוך טבלה/טווח’:
עורך ה Power Query יפתח:
כעת נסנן את עמודת הסטטוס באמצעות החץ שבכותרת העמודה, ונשאיר רק את הקריאות הפתוחות:
וזו התוצאה שתתקבל:
בכרטיסיית ‘דף הבית’ נלחץ על ‘סגור וטען’:
הטבלה תיטען אל תוך האקסל בגיליון נפרד:
ואיך נעדכן את הטבלה?
נחזור לטבלת הנתונים המקורית שלנו ונשנה את הסטטוס של קריאה פתוחה לסגורה:
נרענן את השאילתה:
הטבלה החדשה תתעדכן בהתאם ואתם יכולים לראות שהקריאה הפתוחה של מילה מה-29/6 לא מופיעה יותר:
אפשר לעשות את הפעולה מטבלה שנמצאת בקובץ שלנו,
ואפשר גם ליצור את הטבלה מקובץ אקסל אחר, ואפילו להתחבר לשאילתות ממערכות אחרות!
ועכשיו נסבך מעט את העניין:
אנחנו לא מעוניינים לסנן את הטבלה על פי כל תכולת התא, אלא על פי מילה מסוימת שיכולה להופיע בטבלה:
במקרה שלי הוספתי עמודת הערות ואני מעוניינת לקבל טבלה עבור כל שורה שבה מופיעה המילה ‘לחזור’.
ניכנס שוב אל העורך:
נעבור אל לשונית ‘הוסף עמודה’ ונבחר ב’עמודה מותנית’. יפתח החלון הבא:
בחלקו העליון נתתי שם משמעותי לעמודה ולאחר מכן בחרתי את הכללים.
במקרה שלי – אם העמודה ‘הערות’ מכילה את המילה ‘לחזור’,
אני מבקשת לציין בעמודה החדשה את המילה לחזור. אחרת – להשאיר ריקה.
החלונית הזו היא הגרסה של Power Query לפונקציית IF באקסל, והיא מכילה אפשרויות מגוונות. אני מציעה לכם לשחק איתן ולראות איך אתם יכולים להשתמש בה בקבצים שלכם.
זו התוצאה שהתקבלה:
אנחנו יכולים לראות שבשורות שבהם הופיעה המילה ‘לחזור’ בעמודת ההערות,
גם בעמודה המותנית היא מופיעה. בשורות אחרות קיבלנו ערכי שגיאה, משום שהתא היה ריק,
וגם ערכי NULL במקרים שבהם היה ערך בתא, אך המילה ‘לחזור’ לא הופיעה בהם.
כעת, בעקרון, כל מה שצריך לעשות זה לסנן את המילה ‘לחזור’:
אולם, כבר נתקלתי לא פעם בבעיות כאשר אחת התוצאות היא שגיאה, ולכן אני פועלת בדרך הבאה:
ראשית, בכרטיסיית ‘דף הבית’ אני מסירה שגיאות (אפשר גם בלחיצה ימנית על העמודה):
ורק אחר כך מסננת את הטבלה.
וזו התוצאה שהתקבלה:
כעת, בשביל לא להעמיס נתונים על הטבלה בגיליון, אמחק בעורך את העמודה המותנית שיצרתי ואטען את הטבלה אל תוך העורך.
קל פשוט ויעיל!
רוצים ללמוד איך עושים את זה ועוד המון דברים יפים וטובים, במחיר מצחיק?
לחצו על הלינק הזה, והספר החדש שלי ירד אליכם למחשב באופן מיידי!
